تعتبر خطة العمل من العوامل الأساسية التي تسهم في نجاح أي مشروع مستقبلي وذلك قبل المباشرة بالنشاط أو العمل. تماماً كالبوصلة فهي تحدد المسار المتوقع والاستراتيجيات المفترض اتباعها وتفرض على صاحب الفكرة الغوص في أدق التفاصيل والقضايا أكان من حيث التمويل والميزانية وطبيعة المنتج أم الخدمة المفترض عرضها، وسعر المبيع، وحجم المبيعات المتوقعة، إضافة الى أعداد الموظفين، والمصاريف والإيرادات المرتقبة، والهيكلية الإدارية وغيرها الكثير من العوامل وصولاً الى تقدير المخاطر...


أهمية خطة العمل أنها لا تقتصر على وضع الأطر العامة للمخطط التوجيهي الذي يفترض أن يسلكه المشروع بل إنها ورقة تعريف دقيقة يمكن تقديمها الى المصارف في حال الحاجة لطلب قرض أعمال، وتعرض على المتمولين والمستثمرين لإعطائهم فكرة عن أهداف المشروع لتحفيزهم على الاستثمار فيه ما يمنحك صدقية... وهي بالتالي قد تكون إما مفتاح الانطلاقة أو حجر العثرة في حال لم يتم تحضيرها بشكل جيد.

مراحل إعداد خطة العمل

قد تختلف التسميات في بعض الأحيان، وبعض المراحل قد تتداخل لكن الأطر العامة لأي خطة عمل يجب أن تتضمن:

1- ملخص المشروع أو الملخص التنفيذي

الملخص التنفيذي يعتبر المرحلة الأكثر أهمية في خطة العمل ويتم إدراجه في أول خطة العمل كونه وكما تفيد التسمية يلخص فكرة المشروع والنتائج المتوقعة وأسباب اختيار المشروع ولا يتعدى حجمه صفحتين الى ثلاث صفحات... وعليك بالتالي عند إعداده تلخيص كل مرحلة من مراحل الخطة. بما فيها:
- اسم الشركة.
- المعلومات ذات الصلة عنها كالشكل القانوني، سنة التأسيس، أصحاب الشركة والموظفون الرئيسيون.
- طبيعة المنتج والخدمات المعروضة والقيمة المضافة المقدمة.
- تبيان الحاجة الى العمل والاتجاه السائد في السوق.
- التقديرات الأساسية حول المصاريف والإيرادات، والدخل الصافي...
- المتطلبات المالية أي مقدار رأس المال اللازم لبدء أو توسيع المشروع، وكيف سيتم استخدام المال وما الضمانات المتاحة.
- مؤهلات وكفاءة الفريق الإداري.

2- وصف المشروع والخدمة أو المنتج المقدم

تتضمن هذه المرحلة:
- تحديد نوع المشروع (صناعي، زراعي، سياحي، خدماتي...).
- موقع المشروع.
- الشكل القانوني للمشروع (مالك واحد أو شراكة ولماذا).
- وصف دقيق ومفصل للمنتج أو الخدمة المقدمة.

3- الفريق الإداري أوالهيكل التنظيمي

الهدف من هذه المرحلة إظهار للمقرضين والمستثمرين المحتملين أنك فكرت ودرست الجوانب العملية للمشروع وقمت بتحضير الوصف الوظيفي وحددت المهارات المطلوبة لكل وظيفة...
ويتضمن:
- التنظيم الإداري العام
- لمحة عن فريق الإدارة ومهامه
- الشركاء المحتملين


4- أبحاث السوق والخطة التسويقية

تشمل هذه المرحلة دراسة للسوق وتحديداً للخطة التي ستعتمدها من أجل أن تؤمن نجاح شركتك:

-تحديد السوق من حيث الحجم والتركيبة السكانية، وهيكل وآفاق النمو، والاتجاهات، والمبيعات المحتملة.
- تحديد موقع المنتج مقارنة باتجاهات السوق، وسعر المنتج والكميات، والمنافسين في السوق ونقاط قوتهم وضعفهم، وشرح لماذا يمكنك المنافسة.
- تحديد التوزيع، والذي يشمل كامل عملية نقل المنتج من المصنع إلى المستخدم النهائي.
- المزيج التسويقي: وتقوم على طريقة الترويج التي ستعتمدها للتسويق للمنتج أو الخدمة.
- خطة التسويق: تتضمن تحديد كمية المنتجات والخدمات التي تنوي بيعها كل شهر وفي أي مناطق...

5- المخططات المالية

يهدف لإظهار الجدوى المالية من المشروع ويتضمن:
- المصاريف والإيرادات المتوقعة خلال السنة الأولى ولفترة قد تمتد لثلاث أو خمس سنوات.
- خطة التدفق النقدي.
- كمية المال الذي تحتاج الى اقتراضه وكيف تسعى لتسديده.
- الضمانات التي يمكنك تقديمها للحصول على القرض
- تحديد المبلغ المطلوب لتأمين الموارد المادية (أثاث، لوازم...).
- تكاليف المبيعات والإنتاج، وتكاليف ما قبل التشغيل (تكاليف الإيجار والإعلانات والتسويق...)، وتكاليف الضرائب.

6- تحليل تنافسية المشروع

- تحليل مفصل حول تنافسية المشروع والقيمة المضافة المقدمة.
- نقاط الضعف والقوة في الخدمة او المنتج المقدم.
- نقاط الضعف والقوة في الخدمة او المنتج المقدم من المنافس.
- الاستراتيجية التي يمكن تطويرها لتأمين ميزة تنافسية اضافية.

7- المخاطر

تبيان المخاطر المحتملة التي قد تعترض المشروع ما يضفي مصداقية واحترافية على الخطة وتظهر أن صاحب العمل مدرك للمخاطر ومحتاط لها وتتضمن:
- التأمين.
- المخاطر الداخلية.
- المخاطر الخارجية.
- خطط الطوارئ.