الإدارة الأمثل للوقت خلال العمل



أكثر ما يعاني منه صاحب أي مؤسسة صغيرة ومتوسطة يسعى إلى تطويرها هو الوقت. وإذا كان الوقت بالمطلق مساوياً للمال، فكيف والوقت في عصرنا يبدو أسرع بكثير مما مضى. علمياً الوقت يسير وفق نظام واضح لا يتبدل. الثواني والساعات والأيام لا تزال هي عينها لم تتغير. الفرق الذي جاءت به التكنولوجيا هو كمية الأمور والأفكار التي تتمخض في خلال وقت محدد.

في كل لحظة اختراع جديد، ومنتج جديد ومعلومة جديدة. وإذا كان التنافس في الماضي محصوراً ويحتاج لمدة زمنية طويلة لكي يصبح جدياً، ففي الزمن الحالي يفرخ المتنافسون من كل حدب وصوب، والفكرة التي تبدو حديثة اليوم قد تبدو قديمة بعد يومين...
من هنا فكيفية إدارة الوقت واستخراج الأفضل من كل لحظة مهمة محورية في نجاح أي مؤسسة.

1- تحديد الأهداف

حدد أهداف كل يوم بيومه مسبقاً وما تريد إنجازه.

2- الواقعية

كن واقعياً والتزم بمهام يمكن تحقيقها ولا تذهب نحو أمور تعجيزية.

3- الأولويات

بعد تحديد الأهداف، رتّبها بحسب الأولوية والأهمية وأي منها يجب إنجازه أولاً.

4- وضع خطة

بعد تحديد الأولويات، ضع خطة مفصّلة بكيفية إنجازها. ما الذي تحتاج له؟ هل أنت بحاجة لمساعدة؟ ما هو الوقت التقريبي لإتمام كل موضوع؟

5- تصغير المهام

إذا كانت بعض المهام تتطلب مجهوداً كبيراً، قسّمها إلى مهام أصغر بما يساعدك على إتمامها بشكل أسرع وأسهل.


6- مراقبة الوقت

بهدف الاستفادة من وقتك إلى أقصى حد، راقب كم من الوقت احتاج إنجاز المهام وما الذي استنزف وقتك لتتمكّن من تحديد الطريقة المثلى لإنجازها مستقبلاً وبأقل وقت وكلفة ممكنة.

7- التعامل مع مواقع التواصل الاجتماعي والبريد
الإلكتروني
في عالم اليوم أصبحت مواقع التواصل الاجتماعي والبريد الإلكتروني جزءاً لا يتجزأ من الأعمال. لكنها وعلى أهميتها قد تكون مسبباً لهدر الوقت. لذلك حدّد مدة زمنية معيّنة يومياً مخصصة فقط لهذه المواقع.

8- خطوة خطوة

في بعض الأحيان قد يبدو أن العمل على مهام متعددة في الوقت عينه يوفر الوقت. لكن ذلك في الحقيقة مجرد هدر للوقت ويؤدي إلى تشتيت الانتباه وهدر الطاقة. لذلك ركّز على كل مهمة على حدة. امنحها العناية اللازمة وتفرّغ لها وعند إنجازها انتقل إلى مهمة أخرى.

9- الاجتماعات

الاجتماعات ضرورية للأعمال. فهي مساحة حوار وتبادل للآراء والخبرات والمعارف. لكنّها وفي حال عدم حصرها وضبطها قد تكون لها نتائج عكسية. تجنّب أن تتحول الاجتماعات إلى مناسبة للتنظير والمطولات والخطابات. حدّد الهدف من كل اجتماع مسبقاً والوقت المخصّص للكلام بحيث يلتزم كلّ شخص بالموضوع ويقدّم مقترحات مباشرة وعملية.

10- الاجتماعات عبر الإنترنت

بعض الاجتماعات يتطلب الانتقال إلى أماكن معينة خارج مكان العمل. ومع زحمة السير التي نصادفها يومياً يمكن أن يضيع النهار سدى لأجل اجتماع. لذلك وحين يمكن الجأ إلى الاجتماعات عبر الانترنت كالسكايب وغيرها...

ابتداءً من تاريخ 30 تموز 2015، تم إيقاف التعليقات على المقالات مؤقتاً نظراً لبعض الصعوبات والتعديلات التقنية، يمكنكم التعليق وإبداء الرأي والتواصل مع الكتاب عبر صفحتنا الالكترونية على

فايسبوك ( https://www.facebook.com/AlakhbarNews)، أو عبر البريد الالكتروني: [email protected]